Sitzungsprotokolle gehören in vielen Organisationen zum Alltag. Sie sind essenziell, um Beschlüsse und Aufgaben nachvollziehbar zu dokumentieren. Doch das manuelle Mitschreiben kostet Zeit und lenkt von der eigentlichen Diskussion ab. Hier kann künstliche Intelligenz (KI) in Kombination mit Speech-to-Text-Technologien eine enorme Erleichterung bringen. In diesem Artikel zeige ich, wie KI dabei helfen kann, gesprochene Inhalte zu strukturieren, Protokolle automatisch zu generieren und sogar Aufgabenlisten aus den Inhalten zu extrahieren.
1. Wie KI die Protokollerstellung vereinfacht
Die Kombination aus Speech-to-Text-Technologie und KI kann Sitzungsprotokolle erheblich erleichtern:
- Automatische Transkription: Sprache wird in Echtzeit oder nachträglich in Text umgewandelt.
- Strukturierung und Zusammenfassung: KI erkennt wichtige Punkte und formatiert sie logisch.
- Extraktion von Aufgaben: Wichtige To-Dos werden automatisch in eine separate Aufgabenliste überführt.
Diese Funktionen sorgen dafür, dass Protokolle nicht nur schneller erstellt werden, sondern auch klarer und übersichtlicher sind.
2. Der richtige Workflow: Vom Gesprochenen zum fertigen Protokoll
Schritt 1: Sprache in Text umwandeln
Verwende eine Speech-to-Text-Anwendung, um das Gesagte direkt zu transkribieren. Mögliche Tools sind:
- Diktierfunktion von Smartphones
- Microsoft Word Diktierfunktion
- Google Docs Spracheingabe
- Spezialisierte Transkriptionssoftware
Schritt 2: Text in eine KI-Anwendung übergeben
Nachdem der Text transkribiert wurde, kann er in eine KI-Anwendung wie ChatGPT eingefügt werden, um ihn zu strukturieren.
Schritt 3: KI-gesteuerte Strukturierung
Die KI kann nun:
- Die wichtigsten Punkte der Diskussion extrahieren.
- Eine klare Gliederung (Themen, Beschlüsse, Diskussionen) erstellen.
- Eine separate Aufgabenliste generieren.
3. Effektiver Prompt für die KI
Damit die KI den transkribierten Text optimal verarbeitet, hilft ein klarer Prompt. Ein Beispiel für einen effektiven Prompt wäre:
„Hier ist ein Transkript einer Besprechung. Bitte erstelle daraus ein strukturiertes Sitzungsprotokoll mit folgenden Abschnitten: 1. Themen der Sitzung, 2. Beschlüsse, 3. Diskussionen, 4. Aufgabenliste mit jeweiligen Verantwortlichkeiten. Formatiere das Protokoll übersichtlich mit Überschriften und Listen.“
Mit solch einer klaren Anweisung liefert die KI direkt eine geordnete und leicht verständliche Zusammenfassung.
4. Datenschutz beachten: Was ist erlaubt?
Beim Einsatz von KI-Tools ist Datenschutz ein entscheidendes Thema. Hier sind einige wichtige Punkte:
- Kostenlose Versionen von KI-Tools (z. B. ChatGPT free): Diese speichern Eingaben möglicherweise zur Weiterverarbeitung. Daher sollten keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten eingegeben werden.
- Lokale oder DSGVO-konforme Lösungen nutzen: Falls sensible Daten verarbeitet werden müssen, gibt es spezialisierte, sichere KI-Anwendungen.
- Anonymisierung: Persönliche Namen und konkrete Kundendaten sollten vor der Eingabe entfernt oder anonymisiert werden.
Tipp: Falls du regelmäßig mit sensiblen Informationen arbeitest, nutze lokal installierte KI-Modelle oder speziell gesicherte Cloud-Lösungen.
Fazit
KI kann Sitzungsprotokolle schneller, strukturierter und übersichtlicher machen. Die Kombination aus Speech-to-Text und KI-gestützter Analyse ermöglicht es, sich auf das Gespräch zu konzentrieren, während die KI die wichtigsten Inhalte extrahiert und in ein lesbares Protokoll umwandelt.
Werden Datenschutzbestimmungen eingehalten und gezielte Prompts verwendet, kann diese Technologie eine enorme Zeitersparnis bieten und die Qualität der Dokumentation verbessern. Warum also nicht den nächsten Versuch wagen?